Per il primo incontro con le parti...comunicalo agli avvocati e deciti come fa più comodo a te. Qualora dovessero avere problemi gli interessati sarà loro premura chiederti una modifica. Ma credo che faranno di tutto per rispettare l'appuntamento, di solito si cerca di non contrariare il CTU

Per tutti gli altri incontri basta che tu comunichi la data dell'incontro successivo alla fine del colloquio e magari lo indichi nel verbale che redigerai a fine incontro.
Riguardo alla parcella...beh è fondamentale che tu la alleghi alla relazione e la depositi in cancelleria entro i tempi fissati dal giudice.
Spero di esserti stata utile.
Buon lavoro
Agata